Salon randevu programı seçerken nelere bakılmalı?

Önce kendi ihtiyacınızı yazın

Programlara bakmadan önce salonunuzu beş soruyla tarif edin. Bu cevaplar, hangi kriterin sizin için önemli olduğunu belirler:

• Kaç personel çalışıyor, ayda yaklaşık kaç randevu alıyorsunuz?
• Randevular şu an nasıl geliyor: telefon, WhatsApp, Instagram, kapıdan?
• En çok zaman kaybettiğiniz iş ne: randevu ayarlamak, hatırlatmak, kasa, personel primi?
• Kaç şubeniz var ya da yakında açmayı düşünüyor musunuz?
• Aylık ne kadar bütçe ayırabilirsiniz?

10 maddelik kontrol listesi

1. Online randevu linki. Müşteri boş saatleri görüp randevuyu kendisi alabiliyor mu? Link Instagram profiline, WhatsApp'a ve Google İşletme profiline eklenebiliyor mu? Randevu sırasında hangi bilgiler isteniyor; müşteriyi yoruyor mu?
2. Personel ve takvim. Her personelin çalışma saatleri ve izinleri ayrı tanımlanabiliyor mu? Aynı saate iki randevu verilmesi engelleniyor mu? Hizmet süreleri personel bazında farklı olabiliyor mu?
3. Onay ve hatırlatma mesajları. Randevu onayı ve hatırlatma hangi kanaldan gidiyor (WhatsApp, SMS, e-posta)? Otomatik mi? Mesaj başına ek ücret ya da aylık sınır var mı?
4. Müşteri kartı. Her müşterinin geçmiş randevuları, aldığı hizmetler, notları ve harcaması tek yerde görülebiliyor mu? Uzun süredir gelmeyen müşteriler bulunabiliyor mu?
5. Kasa ve raporlar. Günlük kasa, hizmet ve personel bazında gelir görülebiliyor mu? Gider ve personel primi takip edilebiliyor mu? Raporlar dışa aktarılabiliyor mu?
6. Telefonda kullanım. Gün içinde çoğunlukla telefondan bakacaksınız. Uygulama ya da mobil uyumlu panel hızlı mı, tek elle kullanılabiliyor mu, bildirim gönderebiliyor mu?
7. Fiyat modeli. Sabit aylık/yıllık ücret mi, randevu, mesaj ya da ödeme başına ek ücret mi? Personel sayısı arttıkça fiyat değişiyor mu? Ücretsiz paketin sınırları ne?
8. Veri ve KVKK. Müşteri verileri nerede saklanıyor? Müşterilerinizden açık rıza ve pazarlama izni alınabiliyor mu? Ayrılmak isterseniz verilerinizi dışa aktarabiliyor musunuz?
9. Destek. Destek hangi dilde, hangi saatlerde ve hangi kanaldan veriliyor? Kurulumda ya da veri aktarımında yardım var mı?
10. Taahhüt ve çıkış. Sözleşme süresi ya da cayma bedeli var mı? Aboneliği bırakınca ne oluyor, verileriniz ne kadar süre saklanıyor?

Firmaya sormanız gereken sorular

Tanıtım sayfaları genellikle güçlü yönleri anlatır. Kararınızı etkileyecek ayrıntıları doğrudan sormak en sağlıklısıdır:

• Toplam aylık maliyetim ne olur? (Abonelik + mesaj + ödeme komisyonu + ek modüller)
• Personel ya da randevu sayım arttığında fiyat nasıl değişir?
• Randevu hatırlatmaları hangi kanaldan gider ve ayda kaç mesaj dahildir?
• Mevcut müşteri listemi nasıl aktarırım? Aktarımda yardım ediyor musunuz?
• Ayrılırsam verilerimi hangi formatta alabilirim?
• Müşteri verileri nerede saklanıyor; KVKK açısından veri işleyen sözleşmesi imzalıyor musunuz?
• Destek hangi saatlerde ve hangi kanaldan veriliyor?
• Taahhüt ya da cayma bedeli var mı?

Bir haftalık deneme planı

Karar vermenin en sağlıklı yolu, programı gerçek işinizde bir hafta kullanmaktır. Ücretsiz paketi ya da deneme süresi olan programlarla bunu maliyetsiz yapabilirsiniz:

1. 1. gün: Hizmetlerinizi, fiyatlarınızı ve personelinizi girin; çalışma saatlerini ayarlayın.
2. 2. gün: Müşteri listenizi aktarın ya da en sık gelen 20 müşteriyi elle ekleyin.
3. 3. gün: Online randevu linkini birkaç sadık müşterinize gönderin; nasıl bulduklarını sorun.
4. 4–6. gün: Bütün randevuları programa girin. Hatırlatma mesajlarının gidip gitmediğini ve müşterilerin ne dediğini takip edin.
5. 7. gün: Haftanın kasasını ve raporunu çıkarın. Personelinize programı nasıl bulduklarını sorun.

Hafta sonunda kendinize şunu sorun: "Bu programla telefonla randevu ayarlamaya daha az zaman harcadım mı, unutulan randevu azaldı mı, günün sonunda kasayı daha kolay gördüm mü?"

Geçiş yaparken dikkat edilecekler

• Eski programdaki müşteri listenizi ve ileri tarihli randevularınızı geçişten önce dışa aktarın.
• Geçişi salonun en sakin gününe planlayın ve bir hafta iki sistemi birlikte kullanın.
• Müşterilerinize yeni randevu linkinizi duyurun; Instagram profilinizdeki ve Google İşletme profilinizdeki linki güncelleyin.
• Personelinize kısa bir tanıtım yapın; ilk günlerde soruları toplayıp destek ekibine iletin.

Hazır kontrol listesi

Görüştüğünüz her program için bu tabloyu doldurun: